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Las reuniones presenciales y reuniones online tienen sus propias ventajas y desventajas, y la elección depende de diferentes factores. Hoy, desde Oftex, vamos a ver algunos de ellos. No obstante, parece evidente, de primeras, que las reuniones presenciales han sido, históricamente, la manera más cercana de conocer y afianzar relaciones con clientes y posibles clientes.
Con la llegada de la pandemia en 2020 el mundo se transformó y las reuniones online fueron una grandísima herramienta para evitar que las empresas quedasen paralizadas. ¿Estás de acuerdo?
“Presencial” vs “online”
La calidez, la cercanía y la confianza son cualidades de la «presencialidad«; mientras que la inmediatez y la frialdad llegan de la mano de las «reuniones online«.
Una reunión telemática puede resultar, de buenas a primeras, más apática y rígida que una reunión presencial, y por lo tanto el cliente valorará en mayor medida el desplazamiento realizado para conocernos como posible proveedor o para resolver los problemas que hayan surgido, propios de una relación comercial.
No obstante, las reuniones online son un complemento ideal para evitar viajes innecesarios, y permitir de forma menos costosa contactar con potenciales clientes y descartar aquellos que no son interesantes.
Reuniones presenciales y reuniones online
La ubicación de los participantes, la naturaleza del tema de la reunión y la disponibilidad de tecnología adecuada serán circunstancias que que definirán las posibilidades de acudir a lo «presencial» o a lo «online».
Las reuniones presenciales permiten la interacción cara a cara y pueden ser más efectivas para resolver problemas o tomar decisiones importantes. Sin embargo, pueden requerir un mayor tiempo y esfuerzo para organizar y pueden no ser prácticas para los participantes que están lejos o tienen dificultades para viajar.
Las reuniones en línea, por otro lado, pueden ser más convenientes y accesibles para los participantes que están en diferentes ubicaciones y pueden ser una opción más eficiente para reuniones más cortas o para mantener la comunicación regular. Sin embargo, pueden carecer de la interacción personal que proporcionan las reuniones presenciales y pueden ser menos efectivas para resolver problemas complejos o tomar decisiones importantes.
En general, es importante considerar las necesidades y objetivos de la reunión y elegir la opción que sea más adecuada en cada caso.
Catas de vino online
En Oftex, consultores de exportación, hemos realizado catas de vino online para así reunir a una magnífica bodega con la que trabajamos con posibles distribuidores alrededor del mundo.
¿Cómo ha sido la experiencia? Confirmamos que ha sido un éxito rotundo y se convertirá, muy pronto, en un nuevo artículo del blog como caso de éxito.
¿Cómo sacar máximo rendimiento a una reunión telemática?
Para sacar el máximo partido a una reunión de trabajo online, os sugerimos algunos consejos:
- Preparación: ¿Tenéis todo lo que necesitáis a mano? Ordenador, libreta y bolígrafo; además de todos los documentos o material que puede hacer falta leer o revisar. Por otro lado asegúrate de tener una conexión a internet estable para que la videoconferencia se desarrolle de la manera más fluida posible. Te recomendamos encarecidamente que enciendas tu cámara ya que es la única manera de aportar cercanía y confianza durante una reunión online. Y, por supuesto, realiza todas las comprobaciones necesarias para que el micrófono funcione correctamente.
- Crear una agenda: Ayudará a que la reunión sea más productiva si preparáis una agenda con los temas que queréis tratar y si distribuyes esta agenda a todos los participantes con antelación. De esta manera, todos sabrán qué esperar y podrán prepararse adecuadamente.
- Utilizar herramientas de colaboración: Hay muchas herramientas disponibles que pueden ayudar a que la reunión sea más eficiente, como compartir pantalla y documentos, hacer anotaciones en tiempo real y utilizar el chat para hacer preguntas o comentarios.
- Hacer un seguimiento: Aseguraos de tomar notas durante la reunión y de distribuirlas a todos los participantes después de la reunión. De esta manera, todos podrán estar al tanto de lo que se acordó y de quién tiene que hacer qué.
- Establecer normas de comportamiento: Es importante que todos los participantes sepan cómo comportarse durante la reunión. Por ejemplo, podéis pedir que todos desactiven sus micrófonos cuando no estén hablando y que utilicen la función «mano levantada» para hacer preguntas.
Esperamos que estos consejos os ayuden a elegir entre reuniones presenciales y reuniones online si tenéis dudas. Además deseamos que consigáis sacar el máximo partido a vuestras reuniones de trabajo online.
